April, die Reservierungsbücher füllen sich, die Terrasse wird aufgebaut – und plötzlich fehlen fünf Leute. Wer einen Saisonbetrieb führt, kennt dieses Szenario. Die Personalplanung im Saisonbetrieb entscheidet darüber, ob die Hochsaison zum Umsatzbringer oder zum Nervenzusammenbruch wird. Hier kommt der Fahrplan, der funktioniert.
Warum Saisonbetriebe anders planen müssen
Ein Restaurant mit ganzjährig gleichem Gästeaufkommen existiert praktisch nicht. Biergärten, Eiscafés, Hotels an der Küste, Skihütten – sie alle schwanken zwischen Vollauslastung und Flaute. Der Personalbedarf kann sich innerhalb weniger Wochen verdoppeln oder halbieren.
Das Problem: Festangestellte für die Spitze einzustellen ist zu teuer. Nur mit dem Stammteam durchzukommen führt zu Überstunden, Burnout und Kündigungen. Die Lösung liegt in einem Mix aus Stammpersonal, Minijobbern, kurzfristig Beschäftigten und durchdachter Personalplanung.
Bedarfsprognose: Zahlen statt Bauchgefühl
Gute Saisonplanung beginnt Monate vor dem ersten Ansturm. Konkret heißt das:
- Vorjahresdaten auswerten: Umsatz pro Tag, Gästeanzahl, Personalstunden – alles, was Sie haben. Wer eine digitale Zeiterfassung nutzt, hat diese Daten automatisch.
- Kennzahlen bilden: Umsatz pro Arbeitsstunde ist die wichtigste Zahl. In der Gastronomie liegt der Richtwert bei 40–60 € Umsatz pro Mitarbeiterstunde. Sinkt der Wert unter 35 €, ist überbesetzt.
- Puffer einplanen: 10–15 % über der Minimalbesetzung. Krankmeldungen kommen garantiert, besonders in der stressigen Hochsaison.
- Wetterdaten einbeziehen: Klingt banal, aber ein verregneter Juli an der Ostsee kann den Personalbedarf um 30 % senken. Flexible Verträge sind hier Gold wert.
Die vier Säulen der Saisonbelegschaft
Ein kluger Saisonbetrieb setzt nicht auf eine einzige Personalquelle. Die bewährte Mischung:
1. Stammteam (Ganzjährig)
Das Rückgrat. Diese Mitarbeiter kennen die Abläufe, schulen Neue ein und halten den Laden in der Nebensaison am Laufen. Faustregel: Das Stammteam sollte etwa 60 % des Normalbedarfs abdecken. Investieren Sie hier in faire Bezahlung und gute Bedingungen – jede Kündigung im Stammteam kostet Sie laut DEHOGA-Schätzungen 4.000–8.000 € an Recruiting und Einarbeitung.
2. Saisonkräfte mit befristetem Vertrag
Befristete Arbeitsverträge mit Sachgrund (§ 14 Abs. 1 TzBfG) sind das Standardwerkzeug. Der Sachgrund "vorübergehender Bedarf" passt perfekt auf Saisonbetriebe. Wichtig:
- Befristung schriftlich vor Arbeitsbeginn – mündlich reicht nicht, sonst gilt unbefristet
- Sachgrund im Vertrag benennen ("saisonaler Mehrbedarf von Mai bis September")
- Auch befristet Beschäftigte haben vollen Kündigungsschutz während der Laufzeit
- Vorteil: Kein Sachgrund nötig bei Neueinstellung (sachgrundlose Befristung bis 2 Jahre), aber Vorsicht bei Wiedereinstellungen – das BAG prüft hier streng
3. Kurzfristig Beschäftigte (70-Tage-Regelung)
Die 70-Tage-Regelung ist das Schweizer Taschenmesser für Saisonbetriebe: Maximal 70 Arbeitstage oder 3 Monate im Kalenderjahr, keine Sozialversicherungspflicht. Das spart Ihnen rund 20 % Lohnnebenkosten. Bedingungen:
- Die Beschäftigung darf nicht berufsmäßig ausgeübt werden (Studenten, Rentner – ideal)
- Mehrere kurzfristige Jobs beim selben Arbeitgeber werden zusammengerechnet
- Meldung an die Minijob-Zentrale ist Pflicht
- Mindestlohn gilt selbstverständlich auch hier: 12,82 € seit Januar 2025
4. Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)
Teurer, aber sofort verfügbar. Zeitarbeitsfirmen liefern Personal auf Abruf – praktisch für unerwartete Spitzen oder kurzfristige Ausfälle. Kosten: Rechnen Sie mit dem 1,5- bis 2-fachen des Bruttolohns. Seit der AÜG-Reform gilt: Nach 18 Monaten hat der Leiharbeiter Anspruch auf Übernahme oder gleiche Bezahlung. Für die Saison selten ein Problem, aber gut zu wissen.
Praxisbeispiel: Biergarten "Zum Kastaniengrund" mit 45 Plätzen
Stefan betreibt einen Biergarten in Oberbayern. Saison: Mitte April bis Ende September. So plant er:
- Stammteam: 3 Festangestellte ganzjährig (Koch, Serviceleitung, er selbst). Kosten: ca. 9.500 €/Monat brutto inkl. AG-Anteile
- Saisonkräfte: 4 befristet Angestellte (April–September), davon 2 Servicekräfte, 1 Küchenhilfe, 1 Spüler. Kosten: ca. 12.000 €/Monat in der Saison
- Wochenend-Aushilfen: 3 Studenten auf kurzfristiger Beschäftigung (70-Tage). Freitag bis Sonntag. Kosten: ca. 2.400 €/Monat (keine SV-Beiträge)
- Reserve: 2 Kontakte bei einer Zeitarbeitsfirma für Notfälle (Firmenevents, Feiertage)
Ergebnis: In der Hochsaison stehen 10–12 Leute zur Verfügung. In der ruhigen Vorsaison reichen 5–6. Stefan nutzt einen digitalen Schichtplaner, um die verschiedenen Vertragsarten und Verfügbarkeiten unter einen Hut zu bringen. Ohne das Tool hätte er den Überblick über Stundenkontingente und Einsatzgrenzen längst verloren.
Recruiting-Strategien für Saisonkräfte
Die besten Saisonkräfte sind im März schon vergeben. Wer erst im Mai sucht, bekommt den Rest. Bewährte Kanäle:
- Stammkräfte-Netzwerk: Die beste Quelle. Fragen Sie Ihr Team: "Kennt ihr jemanden?" Prämie von 200–300 € für erfolgreiche Vermittlung zahlt sich sofort aus.
- Hochschulen: Schwarze Bretter, Uni-Jobportale, lokale Facebook-Gruppen für Studenten. Frühzeitig posten – Januar/Februar für die Sommersaison.
- Wiederkehrer: Pflegen Sie Kontakte zu ehemaligen Saisonkräften. Eine kurze Nachricht im Februar ("Bist du diesen Sommer wieder dabei?") kostet nichts und bringt erprobte Leute zurück.
- Arbeitsagentur: Kostenlose Stellenanzeigen über die Jobbörse. Besonders für Küchenhilfen und Spüler effektiv.
- Ausländische Saisonkräfte: EU-Bürger brauchen keine Arbeitserlaubnis. Für Drittstaatsangehörige gibt es Saisonarbeiter-Visa (§ 15a BeschV) – Bearbeitungszeit 4–8 Wochen einplanen.
Einarbeitung in Rekordzeit: Das 3-Tage-System
Saisonkräfte müssen schnell produktiv werden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist Pflicht:
- Tag 1: Rundgang, Hygieneschulung (dokumentieren!), Kassensystem, Grundregeln. Immer mit einem erfahrenen Mitarbeiter zusammen einteilen.
- Tag 2: Selbstständig arbeiten mit Ansprechpartner in Rufweite. Feedback am Schichtende.
- Tag 3: Eigenständige Schicht. Kurzes Gespräch: Was läuft, wo hakt es?
Erstellen Sie eine Einarbeitungs-Checkliste pro Position. Laminieren, an die Wand hängen. Klingt altmodisch, funktioniert besser als jedes PDF, das niemand liest.
Schichtplanung in der Saison: Flexibilität organisieren
Die größte Herausforderung: Zehn verschiedene Verfügbarkeiten, drei Vertragsarten und wechselnden Bedarf unter einen Hut bringen. Hier zeigt sich der Wert eines guten Dienstplans.
Bewährte Regeln:
- Kernbesetzung zuerst planen: Stammteam bekommt die Grundschichten. Saisonkräfte füllen die Lücken.
- Stundenkontingente im Blick: Kurzfristig Beschäftigte dürfen maximal 70 Tage arbeiten. Eine digitale Zeiterfassung warnt automatisch, bevor Grenzen überschritten werden.
- Abruf-Schichten einrichten: Definieren Sie "Stand-by-Schichten", die je nach Wetter oder Reservierungslage besetzt oder abgesagt werden. Vorlauf: mindestens 4 Tage (§ 12 TzBfG bei Arbeit auf Abruf).
- Wunschplanung nutzen: Lassen Sie alle Mitarbeiter – Stamm und Saison – ihre Verfügbarkeiten digital eintragen. Das reduziert Planungsaufwand um 40–50 % gegenüber Telefon und WhatsApp.
Kosten im Griff: Was Saisonpersonal wirklich kostet
Eine ehrliche Kalkulation pro Saison-Mitarbeiter:
- Befristet Angestellte: Bruttolohn + ca. 21 % AG-Anteile (Sozialversicherung) + Urlaub anteilig + Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Bei 13 €/Stunde brutto landen Sie bei realen Kosten von ca. 17 €/Stunde.
- Kurzfristig Beschäftigte: Bruttolohn + 2 % Pauschalsteuer (bei Übernahme durch AG) oder individuelle Besteuerung. Keine SV-Beiträge. Bei 13 €/Stunde: reale Kosten ca. 13,50 €/Stunde.
- Zeitarbeit: Verrechnungssatz typisch 22–28 €/Stunde für Gastronomie-Helfer. Dafür null Verwaltungsaufwand.
Die Mischkalkulation macht's: Ein Saisonbetrieb, der clever kombiniert, spart gegenüber reiner Festanstellung 15–25 % Personalkosten – ohne bei der Qualität zu sparen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie früh sollte ich Saisonkräfte rekrutieren?
Mindestens 8–12 Wochen vor Saisonstart. Für die Sommersaison bedeutet das: Stellenanzeigen im Februar schalten, Verträge bis Ende März unterschrieben haben. Je später Sie anfangen, desto kleiner wird der Pool verfügbarer Kräfte – die guten Leute sind dann schon vergeben.
Darf ich Saisonkräfte jedes Jahr erneut befristet einstellen?
Ja, mit Sachgrund (saisonaler Mehrbedarf) ist eine wiederholte Befristung grundsätzlich möglich. Allerdings prüft das BAG bei langjähriger Kettenbefristung, ob ein dauerhafter Beschäftigungsbedarf besteht. Nach 3–4 aufeinanderfolgenden Saisons sollten Sie prüfen, ob eine Festanstellung mit saisonaler Arbeitszeitverteilung sinnvoller ist.
Was passiert, wenn ein kurzfristig Beschäftigter die 70-Tage-Grenze überschreitet?
Ab dem 71. Tag wird das Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtig – rückwirkend ab dem ersten Tag, wenn von Anfang an eine Überschreitung absehbar war. Das kann teuer werden: Sie müssen sämtliche SV-Beiträge nachzahlen, inklusive Säumniszuschläge. Führen Sie deshalb ein penibles Stundenprotokoll.
Wie viele Aushilfen brauche ich pro Festangestelltem in der Hochsaison?
Als Faustregel für die Gastronomie: 1,5 bis 2 Aushilfen pro Festangestelltem in der Spitze. Ein Betrieb mit 4 Festangestellten plant also 6–8 Saisonkräfte ein, die aber nicht alle gleichzeitig im Einsatz sind, sondern sich in Schichten abwechseln.
Fazit: Saison planen heißt vorausdenken
Die Personalplanung im Saisonbetrieb ist kein Hexenwerk – aber sie verlangt Disziplin und Vorlauf. Wer im Januar anfängt statt im Mai, die richtige Mischung aus Vertragsarten nutzt und seine Schichtplanung digital organisiert, geht entspannt in die Hochsaison.
Ein digitaler Schichtplaner mit integrierter Zeiterfassung behält Stundenkontingente, Vertragsgrenzen und Verfügbarkeiten automatisch im Blick. So konzentrieren Sie sich auf das, was zählt: Ihre Gäste.
Jetzt kostenlos testen – und die nächste Saison ohne Planungschaos starten.