Der gelbe Schein ist Geschichte. Seit dem 1. Januar 2023 läuft die Krankmeldung in Deutschland digital – über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Trotzdem herrscht bei vielen kleinen Betrieben Unsicherheit: Wer ruft was ab? Was passiert, wenn der Abruf fehlschlägt? Und was müssen Arbeitgeber tun, wenn ein Mitarbeiter sich mitten in der Schicht krank meldet?
So funktioniert die eAU – der Ablauf in 4 Schritten
Der Prozess ist einfacher als viele denken, aber er erfordert Disziplin:
- Mitarbeiter geht zum Arzt – wie bisher. Die Praxis stellt die AU-Bescheinigung elektronisch aus und übermittelt sie an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
- Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber – telefonisch, per Nachricht oder über den Dienstplan. Diese Meldepflicht bleibt bestehen, sie ist nicht weggefallen.
- Arbeitgeber ruft die eAU ab – über das Lohnabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal (sv.net). Der Abruf geht an die Krankenkasse, die die Daten elektronisch zurückmeldet.
- Daten werden gespeichert – Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, ob Erst- oder Folgebescheinigung, und ob ein Arbeitsunfall vorliegt.
Wichtig: Der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse, nicht an den Arbeitgeber. Sie als Arbeitgeber müssen aktiv abrufen. Es gibt keinen automatischen Push.
Welche Pflichten haben Arbeitgeber konkret?
§ 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt die Pflichten klar:
- Abrufpflicht: Sie müssen die eAU bei der Krankenkasse abrufen. Papier-Bescheinigungen dürfen Sie nicht mehr verlangen – außer der Mitarbeiter ist privat versichert (dazu gleich mehr).
- Fristgerecht abrufen: Der Abruf ist ab dem Tag möglich, an dem die AU-Pflicht greift. Bei Beschäftigten, die länger als 4 Wochen im Betrieb sind, ist das ab dem 4. Krankheitstag. Kürzere Fristen können im Arbeitsvertrag stehen.
- Daten aufbewahren: Die abgerufenen Daten müssen Sie datenschutzkonform speichern und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist löschen.
5 typische Probleme – und wie Sie sie lösen
1. Die eAU ist noch nicht abrufbar
Die häufigste Beschwerde: Sie versuchen den Abruf, aber die Krankenkasse meldet „keine Daten vorhanden“. Grund: Der Arzt hat die AU noch nicht übermittelt, oder die Kasse hat sie noch nicht verarbeitet. Das kann bis zu 48 Stunden dauern. Lösung: Rufen Sie am Folgetag erneut ab. Kein Grund zur Panik – und kein Grund, den Mitarbeiter unter Druck zu setzen.
2. Mitarbeiter ist privat versichert
Die eAU gilt nur für gesetzlich Versicherte. Privatversicherte Mitarbeiter müssen Ihnen weiterhin eine Papier-Bescheinigung vorlegen. In einem typischen Kleinbetrieb betrifft das vielleicht 1–2 Personen – aber Sie müssen den Unterschied kennen.
3. Minijobber und die eAU
Auch für Minijobber gilt die eAU. Voraussetzung: Der Minijobber ist gesetzlich krankenversichert (Familienversicherung zählt). Bei der Minijob-Zentrale als Einzugsstelle läuft der Abruf genauso wie bei jeder anderen Krankenkasse.
4. Krankmeldung am Wochenende oder Feiertag
Der Mitarbeiter meldet sich Samstag krank, die Arztpraxis hat geschlossen. Die eAU wird erst Montag ausgestellt. Sie als Arbeitgeber können erst danach abrufen. Für die Schichtplanung heißt das: Die telefonische Krankmeldung zählt. Planen Sie den Ausfall sofort ein und kümmern Sie sich um den eAU-Abruf am nächsten Werktag.
5. Technische Probleme beim Abruf
Nicht jedes Lohnabrechnungsprogramm unterstützt den eAU-Abruf gleich gut. Wenn Ihr Programm den Abruf nicht kann, bleibt sv.net als kostenlose Alternative. Das Portal der Sozialversicherungsträger ist zwar nicht besonders hübsch, aber es funktioniert.
Praxisbeispiel: Bäckerei Schuster mit 12 Mitarbeitern
Ralf Schuster betreibt eine Bäckerei mit zwei Filialen und 12 Mitarbeitern – davon 4 Minijobber, der Rest in Teilzeit oder Vollzeit. Vor der eAU war Krankmeldung ein Chaos: Gelbe Scheine kamen per Post, manchmal gar nicht, manchmal zu spät. Die Lohnbuchhaltung musste nachfragen, Fristen wurden verpasst.
Seit der Umstellung auf die eAU hat Schuster den Ablauf so organisiert:
- Schritt 1: Mitarbeiter rufen morgens bis 6:00 Uhr an, wenn sie nicht zur Frühschicht kommen können. Die Filialleiterin trägt den Ausfall direkt im digitalen Dienstplan ein.
- Schritt 2: Die Lohnbuchhalterin (externer Dienstleister) ruft die eAU am Folgetag über DATEV ab.
- Schritt 3: Bei Folge-AU wird automatisch erneut abgerufen.
Ergebnis: Keine verlorenen Zettel mehr, kein Nachfragen, keine verpassten Fristen. Der zusätzliche Aufwand pro Krankmeldung: unter 2 Minuten.
Was Schuster außerdem geändert hat: Im Personalplanungs-Tool sieht er sofort, wenn ein Ausfall die Mindestbesetzung gefährdet. Dann springt die Aushilfe ein – ohne hektische Telefonate am frühen Morgen.
eAU und Schichtplanung: Warum das zusammengehört
Krankmeldungen treffen Schichtbetriebe besonders hart. Wenn um 5:30 Uhr der Anruf kommt, dass die Frühschicht einen Mitarbeiter weniger hat, muss schnell reagiert werden. Die eAU ändert daran nichts – der Prozess der Ersatzplanung bleibt gleich. Aber sie schafft eine saubere Dokumentation im Hintergrund.
Ein digitaler Schichtplaner hilft dabei doppelt:
- Ausfallmanagement: Wer ist verfügbar und kann einspringen? Die Verfügbarkeitsübersicht zeigt es auf einen Blick.
- Krankenstatistik: Wie oft fallen welche Schichten aus? Gibt es Muster? Montags-Krankmeldungen häufen sich? Solche Daten helfen bei der Prävention.
- Zeiterfassung: Krankheitstage werden automatisch berücksichtigt – keine manuellen Korrekturen in der Stundenabrechnung nötig.
Datenschutz: Was dürfen Sie speichern?
Die eAU enthält sensible Gesundheitsdaten. Konkret erfahren Sie als Arbeitgeber:
- Name des Mitarbeiters
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist
- Ob ein Arbeitsunfall vorliegt
Sie erfahren nicht, welche Diagnose gestellt wurde. Diese Information geht nur an die Krankenkasse. Speichern Sie die eAU-Daten getrennt von der normalen Personalakte und löschen Sie sie spätestens nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses plus Aufbewahrungsfrist (in der Regel 4 Jahre wegen möglicher Entgeltfortzahlungsansprüche).
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss der Mitarbeiter sich trotz eAU noch persönlich krankmelden?
Ja, die Anzeigepflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG besteht weiter. Der Mitarbeiter muss Sie unverzüglich informieren, dass er krank ist und wie lange voraussichtlich. Die eAU ersetzt nur den gelben Schein – nicht den Anruf.
Was kostet der eAU-Abruf für Arbeitgeber?
Der Abruf selbst ist kostenlos. Die Kosten entstehen indirekt über Ihr Lohnabrechnungsprogramm (DATEV, Lexware, Sage etc.), das die Schnittstelle bereitstellt. Falls Sie sv.net nutzen, ist auch das kostenfrei. Rechnen Sie mit 0–2 Minuten Arbeitszeit pro Abruf.
Was passiert, wenn ich die eAU nicht abrufe?
Unmittelbare Bußgelder gibt es (noch) nicht. Aber: Ohne Abruf haben Sie keine Dokumentation der Arbeitsunfähigkeit. Das kann bei Streitigkeiten über Entgeltfortzahlung zum Problem werden. Außerdem signalisiert es dem Prüfer bei einer Betriebsprüfung mangelnde Sorgfalt.
Gilt die eAU auch für Krankmeldungen aus dem Ausland?
Nein. Erkrankt ein Mitarbeiter im Urlaub im Ausland, muss er wie bisher eine Papier-Bescheinigung besorgen und Ihnen zukommen lassen. Die eAU funktioniert nur mit deutschen Arztpraxen und gesetzlichen Krankenkassen.
Fazit: Die eAU ist kein Bürokratie-Monster
Die elektronische Krankmeldung vereinfacht den Prozess – wenn Sie ihn einmal sauber aufgesetzt haben. Für kleine Betriebe bedeutet das: Lohnabrechnungssoftware prüfen (kann sie eAU?), Ablauf mit dem Steuerberater klären, und den Mitarbeitern erklären, dass sie sich weiterhin krankmelden müssen.
In Kombination mit einem digitalen Schichtplaner und integrierter Zeiterfassung wird aus der Krankmeldung ein sauberer, nachvollziehbarer Prozess – vom Anruf bis zur Lohnabrechnung.
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