Ein Mitarbeiter fällt sechs Wochen aus, dann acht, dann drei Monate. Der Schichtplan, der gestern noch aufging, hat plötzlich eine Lücke, die sich nicht einfach stopfen lässt. Überstunden häufen sich, das restliche Team wird unzufrieden, und irgendwann steht die Frage im Raum: Wie lange geht das noch? Genau hier brauchen Sie einen Plan – nicht nur für den Schichtplan, sondern auch für die rechtliche Seite.
BEM-Pflicht: Was Arbeitgeber ab der 6. Krankheitswoche tun müssen
Sobald ein Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist – ununterbrochen oder in Summe – greift § 167 Abs. 2 SGB IX. Sie sind dann verpflichtet, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Nicht irgendwann, sondern zeitnah nach Erreichen der Sechs-Wochen-Schwelle.
Wichtig: Das BEM ist keine Empfehlung, sondern Pflicht. Wer es unterlässt, riskiert im Streitfall eine unwirksame krankheitsbedingte Kündigung. Das Bundesarbeitsgericht hat wiederholt betont, dass ohne ordnungsgemäßes BEM die Darlegungs- und Beweislast für den Arbeitgeber erheblich steigt (BAG, Urteil vom 20.11.2014, Az. 2 AZR 755/13).
Was ein BEM-Gespräch enthalten muss:
- Einladung: Schriftlich, mit Hinweis auf Ziel und Freiwilligkeit der Teilnahme
- Datenschutzhinweis: Welche Daten erhoben werden und wer Zugriff hat
- Gesprächsteilnehmer: Mitarbeiter, Arbeitgeber, ggf. Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung
- Dokumentation: Protokoll mit vereinbarten Maßnahmen
- Maßnahmenprüfung: Arbeitsplatzanpassung, Arbeitszeitänderung, Versetzung – alles auf den Tisch
Der Mitarbeiter darf das BEM ablehnen. Dokumentieren Sie auch das – sauber und nachweisbar.
Schichtplan sofort anpassen: Die ersten 48 Stunden
Wenn klar wird, dass ein Ausfall länger dauert als ein paar Tage, müssen Sie handeln. Nicht in zwei Wochen, sondern jetzt. Die ersten 48 Stunden entscheiden darüber, ob Ihr Team das als professionell gelöst empfindet oder als Chaos.
Schritt 1: Lücke identifizieren. Welche Schichten sind betroffen? Welche Qualifikation hat der Mitarbeiter? Kann jeder im Team diese Schichten übernehmen, oder brauchen Sie bestimmte Fähigkeiten?
Schritt 2: Vertretung organisieren. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Springer-Pool die Lücke schließen kann. Falls nicht: Verteilen Sie die Schichten auf das vorhandene Team – aber fair. Niemand sollte dauerhaft zwei Schichten hintereinander arbeiten müssen.
Schritt 3: Kommunizieren. Informieren Sie das Team sachlich: "Kollegin X fällt voraussichtlich länger aus. Wir haben den Plan angepasst. Bei Fragen kommt zu mir." Keine Details zur Diagnose – das ist datenschutzrechtlich tabu.
Ein digitaler Dienstplan hilft enorm: Änderungen sind sofort für alle sichtbar, und Sie erkennen auf einen Blick, wer bereits am Limit ist.
Praxisbeispiel: Bäckerei Schmitt mit 12 Mitarbeitern
Claudia Schmitt betreibt eine Bäckerei mit Café in einer Kleinstadt, 12 Mitarbeiter im Schichtbetrieb. Eine ihrer erfahrensten Verkäuferinnen, seit 9 Jahren im Betrieb, fällt nach einer Knie-OP für mindestens 10 Wochen aus. Die Frühschicht ab 5:30 Uhr ist plötzlich unterbesetzt.
Was Claudia gemacht hat:
- Woche 1-2: Schichtplan umgebaut. Eine Teilzeitkraft von 20 auf 30 Stunden aufgestockt (mit Einverständnis und Vertragsänderung). Eine Auszubildende übernahm einfachere Aufgaben in der Frühschicht, sodass die verbliebene Vollzeitkraft sich auf die Theke konzentrieren konnte.
- Woche 3: Aushilfe über einen Personaldienstleister engagiert – befristet auf 8 Wochen, 15 Stunden pro Woche für die Stoßzeit zwischen 7 und 10 Uhr.
- Woche 7: BEM-Gespräch geführt. Ergebnis: Die Mitarbeiterin will zurückkommen, aber Stehen über 6 Stunden ist erstmal nicht möglich.
- Woche 9-12: Stufenweise Wiedereingliederung nach dem Hamburger Modell. Erst 2 Stunden täglich an der Kasse (Sitzarbeitsplatz), dann schrittweise mehr.
- Woche 14: Vollständige Rückkehr in den normalen Schichtbetrieb.
Kosten: Die Leiharbeitskraft kostete ca. 2.800 € für 8 Wochen. Die Alternative – dauerhaft Überstunden vom Team – hätte deutlich mehr gekostet: Überstundenzuschläge, Krankmeldungen durch Überlastung, möglicherweise eine Kündigung.
Das Hamburger Modell: Stufenweise zurück in den Schichtbetrieb
Die stufenweise Wiedereingliederung nach § 74 SGB V ("Hamburger Modell") ist das Standardverfahren, um langzeitkranke Mitarbeiter zurück in den Job zu bringen. Der behandelnde Arzt erstellt einen Stufenplan, der die Arbeitszeit über 4 bis 8 Wochen schrittweise steigert.
Ein typischer Stufenplan sieht so aus:
- Woche 1-2: 2 Stunden täglich, leichte Tätigkeiten
- Woche 3-4: 4 Stunden täglich, schrittweise Erweiterung der Aufgaben
- Woche 5-6: 6 Stunden täglich, reguläre Tätigkeiten mit Einschränkungen
- Woche 7-8: Volle Arbeitszeit, volle Belastung
Während der Wiedereingliederung ist der Mitarbeiter weiterhin krankgeschrieben und bezieht Krankengeld von der Krankenkasse (nach Ablauf der 6-wöchigen Entgeltfortzahlung). Sie zahlen als Arbeitgeber in dieser Phase kein Gehalt – es sei denn, Sie vereinbaren freiwillig eine Aufstockung.
Für Ihren Schichtplan bedeutet das: Sie müssen parallel planen. Der Mitarbeiter ist da, aber nur eingeschränkt einsetzbar. Planen Sie ihn nicht auf volle Schichten, sondern auf Teilschichten. Ein digitaler Schichtplaner mit flexiblen Planungsansichten macht das deutlich einfacher als jede Excel-Tabelle.
Vertretungsregelung: So verhindern Sie, dass das restliche Team ausbrennt
Der häufigste Fehler bei Langzeitausfällen: Die Arbeit wird stillschweigend auf die Verbliebenen verteilt, ohne Ausgleich. Nach ein paar Wochen sind die nächsten Krankmeldungen vorprogrammiert. So vermeiden Sie die Kettenreaktion:
- Überstunden begrenzen: Maximal 10 Überstunden pro Woche und Mitarbeiter – und das auch nur befristet. Das Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen: 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt von 6 Monaten.
- Zuschläge klar kommunizieren: Wer Mehrarbeit leistet, sollte wissen, was er dafür bekommt. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind nicht nur fair, sondern in vielen Tarifverträgen Pflicht.
- Externe Hilfe einplanen: Zeitarbeit, befristete Aushilfen oder Minijobber – kalkulieren Sie die Kosten durch und vergleichen Sie mit den Kosten dauerhafter Überstunden.
- Schichtbörse einrichten: Lassen Sie Mitarbeiter freiwillig Zusatzschichten übernehmen, statt sie zuzuweisen. Die Freiwilligkeit macht den Unterschied.
Nutzen Sie die digitale Zeiterfassung, um Überstunden im Blick zu behalten. Wenn die Zahlen hochgehen, reagieren Sie sofort – nicht erst am Monatsende.
Lohnfortzahlung und Krankengeld: Was Sie finanziell erwartet
Die finanziellen Rahmenbedingungen bei Langzeitausfall sind klar geregelt:
- Woche 1-6: Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber (100 % des Bruttogehalts, § 3 EFZG)
- Ab Woche 7: Krankengeld durch die Krankenkasse (70 % des Bruttogehalts, maximal 90 % des Nettogehalts, § 47 SGB V)
- Maximaldauer: 78 Wochen Krankengeld für dieselbe Erkrankung innerhalb von 3 Jahren
Rechenbeispiel: Ein Mitarbeiter mit 3.200 € Bruttogehalt kostet Sie in den ersten 6 Wochen etwa 3.200 € plus Sozialversicherungsbeiträge (ca. 20 % Arbeitgeberanteil) – also rund 3.840 € pro Monat. Ab der 7. Woche entfällt diese Belastung. Dafür kommen möglicherweise Kosten für Vertretung hinzu.
Tipp: Prüfen Sie, ob eine Umlageversicherung (U1) greift. Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern sind umlagepflichtig und erhalten 40-80 % der Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse erstattet.
Krankheitsbedingte Kündigung: Letztes Mittel mit hohen Hürden
Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft oder wiederholt langzeitkrank ist, kommt irgendwann die Frage: Kann ich kündigen? Die Antwort: Ja, aber die Hürden sind hoch. Das Bundesarbeitsgericht prüft in drei Stufen:
- Negative Gesundheitsprognose: Es muss davon auszugehen sein, dass der Mitarbeiter auch in Zukunft erheblich ausfällt.
- Betriebliche Beeinträchtigung: Der Ausfall muss konkrete betriebliche Störungen verursachen (z.B. Produktionsausfälle, nicht leistbare Vertretung).
- Interessenabwägung: Betriebsdauer, Alter, Unterhaltspflichten, Ursache der Erkrankung – alles fließt ein.
Und Voraussetzung Nummer eins: Sie müssen ein BEM durchgeführt haben. Ohne BEM ist eine krankheitsbedingte Kündigung so gut wie nie durchsetzbar.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein BEM anbieten, auch wenn mein Betrieb weniger als 10 Mitarbeiter hat?
Ja. Die BEM-Pflicht nach § 167 Abs. 2 SGB IX gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Ob 3 Mitarbeiter oder 300 – nach 6 Wochen Krankheit innerhalb von 12 Monaten müssen Sie das BEM einleiten. Kleinere Betriebe können das Verfahren schlanker halten, aber weglassen dürfen Sie es nicht.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter das BEM ablehnt?
Nichts Schlimmes – für Sie. Der Mitarbeiter hat das Recht, die Teilnahme am BEM abzulehnen. Dokumentieren Sie die Einladung und die Ablehnung schriftlich. Im Fall einer späteren krankheitsbedingten Kündigung verbessert das Ihre Position erheblich, weil Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind und der Mitarbeiter die Mitwirkung verweigert hat.
Kann ich während der Wiedereingliederung den Mitarbeiter auf andere Schichten einteilen?
Grundsätzlich ja, solange die Schicht mit den ärztlichen Vorgaben vereinbar ist. Wenn der Arzt "keine Nachtschicht" verordnet, müssen Sie das respektieren. Besprechen Sie die Einsatzzeiten im BEM-Gespräch und halten Sie Rücksprache mit dem behandelnden Arzt, falls der Stufenplan unklar formuliert ist.
Wie lange dauert eine stufenweise Wiedereingliederung?
Üblich sind 4 bis 8 Wochen, in Einzelfällen bis zu 6 Monate. Die Dauer legt der behandelnde Arzt im Wiedereingliederungsplan fest. Der Plan kann jederzeit angepasst werden – verkürzt, wenn die Genesung schneller läuft, oder verlängert bei Rückschlägen. Die Krankenkasse muss dem Plan zustimmen.
Muss ich den Arbeitsplatz während der Langzeiterkrankung freihalten?
Ja, solange das Arbeitsverhältnis besteht, hat der Mitarbeiter einen Anspruch auf seinen Arbeitsplatz – bzw. einen gleichwertigen. Sie dürfen die Stelle befristet nachbesetzen, aber nicht dauerhaft vergeben. Befristete Verträge mit Sachgrund "Vertretung" (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG) sind hier das Mittel der Wahl.
Fazit: Struktur schlägt Panik
Ein Langzeitausfall ist kein Weltuntergang, wenn Sie strukturiert vorgehen. BEM einleiten, Schichtplan professionell umbauen, Team entlasten und die Wiedereingliederung sauber planen – das sind die vier Bausteine. Wer das improvisiert, riskiert Folgekrankmeldungen, Kündigungen und rechtliche Probleme.
Drei Sofortmaßnahmen: Erstens, dokumentieren Sie jeden Langzeitausfall und leiten Sie spätestens nach 6 Wochen das BEM ein. Zweitens, nutzen Sie einen digitalen Schichtplaner, um Vertretungen transparent zu organisieren und Überstunden im Blick zu behalten. Drittens, bauen Sie einen Springer-Pool auf, bevor der nächste Ausfall kommt.
Testen Sie den Teamplaner kostenlos – und behalten Sie auch bei unerwarteten Ausfällen die Kontrolle über Ihren Schichtplan.