Montagmorgen, 06:00 Uhr, Frühschicht. Zwei Mitarbeiter stehen an der Linie – der dritte fehlt. Kein Anruf, keine Nachricht, keine Krankmeldung. Für den Schichtleiter beginnt ein Improvisationsmarathon. Für den Arbeitgeber stellt sich die Frage: Was kann ich tun, was muss ich tun, und wie verhindere ich, dass das zur Gewohnheit wird? Hier die Antworten – mit konkreten Paragraphen, Fristen und Praxisbeispielen.
Unentschuldigtes Fehlen: Was sagt das Arbeitsrecht?
Wer ohne Grund und ohne Krankmeldung nicht zur Arbeit erscheint, verletzt seine arbeitsvertragliche Hauptpflicht – die Pflicht zur Arbeitsleistung (§ 611a BGB). Das ist kein Kavaliersdelikt. Der Arbeitnehmer verliert für die versäumte Zeit seinen Entgeltanspruch nach dem Grundsatz „ohne Arbeit kein Lohn“ (§ 326 Abs. 1 BGB). Darüber hinaus riskiert er eine Abmahnung und im Wiederholungsfall eine verhaltensbedingte Kündigung.
Wichtig: Auch ein einmaliges No-Show kann unter Umständen eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen – etwa wenn der Ausfall nachweislich zu erheblichem Schaden führt oder der Mitarbeiter trotz ausdrücklicher Anweisung nicht erschienen ist. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass beharrliche Arbeitsverweigerung ein wichtiger Grund i.S.d. § 626 BGB sein kann (vgl. BAG, Urteil vom 05.04.2001 – 2 AZR 580/99).
Abmahnung: Der erste formelle Schritt
Bevor Sie kündigen können, müssen Sie in der Regel abmahnen. Die Abmahnung hat drei Funktionen: Hinweisfunktion (was war falsch?), Rügefunktion (das war nicht in Ordnung) und Warnfunktion (beim nächsten Mal droht Kündigung).
Eine wirksame Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens enthält:
- Konkretes Datum und Uhrzeit: „Am 14.08.2026 sind Sie nicht zu Ihrer Frühschicht um 06:00 Uhr erschienen.“
- Feststellung der Pflichtverletzung: „Sie haben damit Ihre arbeitsvertragliche Pflicht zur Arbeitsleistung verletzt.“
- Aufforderung zur Verhaltensänderung
- Kündigungsandrohung bei Wiederholung
Formfehler machen die Abmahnung angreifbar. Schreiben Sie nicht „Sie fehlen ständig“, sondern benennen Sie den exakten Vorfall. Die Abmahnung muss nicht schriftlich erfolgen – aus Beweisgründen ist Schriftform aber Pflicht. Lassen Sie sich den Empfang quittieren oder versenden Sie per Einschreiben.
Wann darf ich kündigen?
Nach einer wirksamen Abmahnung können Sie bei erneutem unentschuldigtem Fehlen ordentlich verhaltensbedingt kündigen. Die Kündigungsfristen richten sich nach § 622 BGB bzw. dem Arbeitsvertrag. Eine außerordentliche fristlose Kündigung kommt in Betracht, wenn:
- Der Mitarbeiter mehrfach trotz Abmahnung nicht erscheint
- Er angekündigt hat, nicht mehr zu kommen
- Der Ausfall zu einem nachweisbaren Schaden geführt hat (z.B. Produktionsausfall, Kundenabwanderung)
- Gleichzeitig eine vorgetäuschte Krankheit vorliegt („Blaumachen“)
Achtung: Die fristlose Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis des Kündigungsgrundes ausgesprochen werden (§ 626 Abs. 2 BGB). Wer drei Wochen wartet, hat die Frist verspasst.
Praxisbeispiel: Bäckerei Schmidt mit 12 Mitarbeitern
Karin Schmidt betreibt eine Bäckerei mit Café in Augsburg. 12 Mitarbeiter, drei Filialen, Frühschicht ab 04:30 Uhr. Im Frühjahr 2026 häufen sich die No-Shows bei einem Mitarbeiter – dreimal in sechs Wochen fehlt er ohne Vorwarnung.
Was Karin richtig gemacht hat:
- Beim ersten Mal: Dokumentation in der digitalen Zeiterfassung – Stempeluhr zeigt keine Buchung, Schichtplan weist ihn als geplant aus. Persönliches Gespräch am nächsten Tag, schriftlich festgehalten.
- Beim zweiten Mal: Formelle Abmahnung mit konkretem Datum, Uhrzeit und Kündigungsandrohung. Zustellung per Einschreiben und persönliche Übergabe mit Zeugen.
- Beim dritten Mal: Ordentliche verhaltensbedingte Kündigung. Der Mitarbeiter klagte – verlor vor dem Arbeitsgericht, weil die Dokumentation lückenlos war.
Der entscheidende Punkt: Karin hatte durch den digitalen Schichtplan jederzeit den Nachweis, dass der Mitarbeiter eingeteilt war und Kenntnis davon hatte. Ohne diesen Nachweis wäre die Kündigung deutlich riskanter gewesen.
Dokumentation: Ihre Absicherung vor dem Arbeitsgericht
Im Kündigungsschutzprozess tragen Sie als Arbeitgeber die Beweislast. Sie müssen belegen:
- Der Mitarbeiter war für die Schicht eingeteilt (Schichtplan mit Bestätigung)
- Er hatte Kenntnis vom Dienstplan (digitale Zustellung, Lesequittung, Aushang mit Unterschrift)
- Er ist nicht erschienen (fehlende Zeiterfassungsdaten)
- Er hat keine rechtzeitige Entschuldigung oder Krankmeldung vorgelegt
- Die Abmahnung wurde zugestellt
Ohne saubere Dokumentation stehen Sie vor Gericht mit leeren Händen. Ein digitaler Schichtplaner mit integrierter Zeiterfassung liefert diese Nachweise automatisch: Wer war eingeplant, wer hat den Plan eingesehen, wer hat gestempelt.
No-Shows verhindern: 6 Maßnahmen die funktionieren
Bestrafung allein löst das Problem nicht. Wer dauerhaft No-Shows reduzieren will, muss an den Ursachen arbeiten:
- Dienstplan frühzeitig veröffentlichen: Mindestens 2 Wochen im Voraus. Wer seinen Plan erst am Freitag für die kommende Woche erhält, kann private Termine nicht koordinieren. Der Teamplaner ermöglicht die Veröffentlichung per Knopfdruck mit Push-Benachrichtigung.
- Tauschbörse einrichten: Mitarbeiter, die eine Schicht nicht wahrnehmen können, sollten unkompliziert tauschen dürfen. Das senkt die Hemmschwelle, sich rechtzeitig zu melden, statt einfach nicht zu erscheinen.
- Verfügbarkeiten abfragen: Lassen Sie Mitarbeiter ihre Wünsche und Einschränkungen vor der Planung angeben. Wer bei der Planung mitbestimmen durfte, hält sich eher an den fertigen Plan. Mehr dazu im Artikel über Wunschdienstpläne.
- Klare Regeln kommunizieren: Jeder Mitarbeiter muss wissen, was bei unentschuldigtem Fehlen passiert. Nehmen Sie das Thema ins Onboarding auf.
- Ausfalltelefon einrichten: Eine zentrale Nummer, unter der sich Mitarbeiter abmelden können – 24/7, per Anruf oder Chat. Je einfacher die Abmeldung, desto seltener das kommentarlose Fernbleiben.
- Rückkehrgespräche führen: Nach jedem unentschuldigten Fehlen ein kurzes Vier-Augen-Gespräch. Nicht als Tribunal, sondern als Chance, Ursachen zu verstehen. Manchmal steckt ein echtes Problem dahinter – Überlastung, private Krise, Konflikte im Team.
Lohnabzug bei unentschuldigtem Fehlen
Für Stunden, die ein Mitarbeiter unentschuldigt fehlt, müssen Sie kein Entgelt zahlen. Das klingt selbstverständlich, in der Praxis wird es aber häufig vergessen – besonders bei Monatsgehalt.
Rechenbeispiel: Ein Vollzeit-Mitarbeiter mit 3.200 € brutto/Monat bei 40 Stunden/Woche. Durchschnittliche monatliche Arbeitsstunden: 173,33 (40 × 52 ÷ 12). Stundensatz: 18,46 € brutto. Fehlt er eine 8-Stunden-Schicht unentschuldigt, können Sie 147,69 € brutto vom Monatsgehalt abziehen.
Zusätzlich entfällt für den Fehltag der Urlaubsanspruch anteilig. Bei 30 Urlaubstagen und 260 Arbeitstagen pro Jahr entfallen pro Fehltag ca. 0,12 Urlaubstage. Bei häufigem Fehlen summiert sich das.
Sonderfall: Mitarbeiter meldet sich krank – aber war er wirklich krank?
Nicht jeder No-Show ist ein klarer Fall. Manchmal kommt die Krankmeldung einen Tag später per Post. Seit 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Arbeitgeber rufen die Krankmeldung direkt bei der Krankenkasse ab. Das macht vorgetäuschte Krankmeldungen schwieriger – aber nicht unmöglich.
Konkreter Verdacht auf Arbeitszeitbetrug besteht, wenn der Mitarbeiter:
- Regelmäßig freitags oder montags „krank“ ist
- Während der Krankheit in sozialen Medien Aktivitäten postet
- Die Krankmeldung immer genau für abgelehnte Urlaubstage vorlegt
In solchen Fällen können Sie den Medizinischen Dienst der Krankenkasse einschalten. Aber Vorsicht: Eigenständige Nachforschungen (Beschattung, Social-Media-Stalking) sind datenschutzrechtlich höchst problematisch und können nach hinten losgehen.
FAQ
Wie viele Abmahnungen brauche ich vor einer Kündigung?
Es gibt keine feste Zahl. Bei gleichartigen Pflichtverstößen reicht in der Regel eine einzige Abmahnung. Bei besonders schweren Verstößen – etwa mehrtägigem unentschuldigtem Fehlen – kann sogar eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung zulässig sein. Entscheidend ist die Gesamtwürdigung des Einzelfalls.
Muss ich den Mitarbeiter vorher anhören?
Vor einer Kündigung: rechtlich nicht zwingend, aber dringend empfohlen. Gibt es einen Betriebsrat, ist dessen Anhörung nach § 102 BetrVG Pflicht – sonst ist die Kündigung unwirksam. Vor einer Abmahnung müssen Sie den Mitarbeiter nicht anhören, ein Gespräch ist aber sinnvoll.
Was mache ich, wenn der Mitarbeiter behauptet, den Dienstplan nicht gekannt zu haben?
Genau hier zeigt sich der Vorteil digitaler Planung. Wenn Sie den Dienstplan per App veröffentlichen und eine Lesebestätigung haben, ist dieses Argument vom Tisch. Bei Papierausfällen müssen Sie den Aushang mit Datum und Unterschrift dokumentieren.
Darf ich für den No-Show Schadensersatz verlangen?
Theoretisch ja, praktisch schwierig. Sie müssten den konkreten Schaden beziffern – etwa Kosten für eine Leiharbeitskraft oder entgangenen Umsatz wegen Unterbesetzung. In der Praxis lohnt sich das selten, weil der Nachweis aufwändig und die Summen bei einzelnen Schichtausfällen überschaubar sind.
Gilt für Minijobber dasselbe?
Ja. Auch geringfügig Beschäftigte haben die Pflicht, zur vereinbarten Zeit zu erscheinen. Allerdings greift bei Minijobs in Kleinbetrieben (unter 10 Mitarbeitern) kein Kündigungsschutzgesetz, was die Kündigung erleichtert. Abmahnen sollten Sie trotzdem – für eine saubere Dokumentation.
Fazit: Konsequenz und Prävention gehören zusammen
Ein Mitarbeiter, der nicht zur Schicht erscheint, bringt den gesamten Betriebsablauf durcheinander. Die rechtlichen Instrumente – Abmahnung, Lohnabzug, Kündigung – stehen Ihnen zur Verfügung. Nutzen Sie sie konsequent, aber fair. Und investieren Sie mindestens genauso viel Energie in Prävention: frühzeitige Planung, klare Kommunikation und digitale Tools, die Verlässlichkeit auf beiden Seiten fördern.
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