Elektronische Krankmeldung (eAU): Was Arbeitgeber beim Abruf wirklich beachten müssen

Seit dem 1. Januar 2023 ist der gelbe Schein Geschichte. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU – läuft digital zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber. Klingt nach Fortschritt. In der Praxis stolpern trotzdem viele Betriebe über den Abrufprozess, fehlende Meldungen und die Frage, was eigentlich passiert, wenn die eAU einfach nicht ankommt. Hier steht, was Sie als Arbeitgeber konkret tun müssen – und wo die häufigsten Fallen lauern.

So funktioniert der eAU-Abruf: Der Weg der Krankmeldung

Der Ablauf ist im Prinzip simpel, aber jedes Glied in der Kette kann haken:

1. Mitarbeiter meldet sich krank – telefonisch, per Nachricht oder App. Diese Pflicht bleibt unverändert bestehen (§ 5 Abs. 1 EntgFG).
2. Arzt stellt die AU fest und übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
3. Arbeitgeber ruft die eAU ab – über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm (z. B. DATEV, Lexware, Sage) oder über das SV-Meldeportal.
4. Krankenkasse liefert die Daten: Beginn, voraussichtliches Ende, ob Erst- oder Folgebescheinigung, und ob ein Unfall vorliegt.

Wichtig: Sie erhalten keine Diagnose. Der Arbeitgeber erfährt nur, dass und wie lange jemand arbeitsunfähig ist – nicht warum. Das war beim gelben Schein genauso, aber manche Arbeitgeber vergessen das.

Wann dürfen Sie abrufen – und wann müssen Sie?

Hier herrscht in vielen Personalabteilungen Unsicherheit. Die Regeln:

• Frühester Abruf: Ab dem Tag, an dem die Arbeitsunfähigkeit ärztlich festgestellt wurde. Nicht vorher – auch wenn der Mitarbeiter sich bereits am Vortag telefonisch gemeldet hat.
• Keine automatische Zustellung: Die eAU kommt nicht von allein. Sie müssen aktiv abrufen. Kein Abruf, keine Daten.
• Abruf bei Folgebescheinigung: Auch Verlängerungen müssen Sie separat abrufen. Das System informiert Sie nicht automatisch über eine Verlängerung der AU.

In der Praxis heißt das: Wenn ein Mitarbeiter sich am Montag krankmeldet und zum Arzt geht, können Sie frühestens am Montagnachmittag abrufen. Oft liegen die Daten erst am Dienstag vor, weil Arztpraxen die Übermittlung zeitversetzt durchführen.

Die 5 häufigsten Probleme beim eAU-Abruf

Die Theorie klingt sauber. Die Praxis sieht oft anders aus:

1. Daten liegen noch nicht vor

Sie rufen ab, bekommen aber die Meldung „keine eAU vorhanden“. Das passiert regelmäßig, wenn die Arztpraxis die Daten noch nicht übermittelt hat. Lösung: Erneut abrufen – am besten nach 24 bis 48 Stunden. Panik ist nicht angebracht, aber ein Reminder-System hilft.

2. Falsche Krankenkasse hinterlegt

Der Abruf läuft über die Krankenkasse des Mitarbeiters. Ist in Ihrer Lohnabrechnung eine alte oder falsche Kasse hinterlegt, kommt nichts zurück. Prüfen Sie bei jedem Kassenwechsel die Stammdaten – das spart später stundenlange Fehlersuche.

3. Minijobber und privat Versicherte

Für Minijobber läuft der Abruf über die Minijob-Zentrale (Knappschaft). Für privat versicherte Mitarbeiter gilt das eAU-Verfahren nicht – hier brauchen Sie weiterhin eine Papierbescheinigung. Das betrifft auch Beamte auf Probe und Werkstudenten mit privater Versicherung.

4. Systemausfälle und Schnittstellenprobleme

Gerade kleinere Abrechnungssoftware-Anbieter hatten in den ersten Jahren nach dem Start Schnittstellenprobleme. Wenn Ihr System partout keine eAU-Daten liefert, prüfen Sie zunächst das Software-Update. Alternativ können Sie manuell über das SV-Meldeportal (sv.net) abrufen – umständlich, aber funktioniert.

5. Mitarbeiter war gar nicht beim Arzt

Wenn der Mitarbeiter sich krankmeldet, aber keinen Arzt aufsucht, gibt es keine eAU zum Abrufen. Bis zum dritten Kalendertag ist das kein Problem – eine ärztliche Bescheinigung ist erst ab dem vierten Tag Pflicht (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG), sofern Ihr Arbeitsvertrag nichts anderes regelt. Viele Arbeitgeber verlangen die AU aber ab dem ersten Tag – das ist zulässig und sollte klar kommuniziert sein.

eAU und Schichtplanung: So vermeiden Sie Lücken im Plan

Gerade im Schichtbetrieb ist eine schnelle Reaktion auf Krankmeldungen entscheidend. Wenn die Spätschicht um 14 Uhr beginnt und um 8 Uhr eine Krankmeldung reinkommt, müssen Sie sofort umplanen – nicht erst warten, bis die eAU im System auftaucht.

Deshalb gilt: Die eAU ersetzt nicht die Krankmeldung durch den Mitarbeiter. Die telefonische oder digitale Abmeldung bleibt die erste und wichtigste Information für Ihre Personalplanung. Die eAU ist nur die behördliche Bestätigung im Nachgang.

Praktisch heißt das für Ihren Prozess:

• Sofort-Reaktion: Mitarbeiter meldet sich krank → Dienstplan anpassen, Vertretung organisieren
• Nachgelagert: eAU abrufen, Entgeltfortzahlung dokumentieren, Zeiterfassung aktualisieren
• Wiedervorlage: Bei Folge-AU rechtzeitig erneut abrufen

Praxisbeispiel: Wie Bäckerei Schröder den eAU-Prozess in den Griff bekam

Bäckerei Schröder in Hannover, 14 Mitarbeiter, drei Filialen, Schichtbetrieb ab 3:30 Uhr morgens. Inhaberin Katrin Schröder erzählt:

„Am Anfang war das Chaos total. Ein Mitarbeiter hat sich krankgemeldet, ich wollte die eAU abrufen – nichts da. Am nächsten Tag wieder nichts. Erst am dritten Tag kamen die Daten. Zwischenzeitlich wusste ich nicht: Ist er wirklich beim Arzt gewesen? Wie lange fällt er aus?“

Ihre Lösung nach drei Monaten Trial-and-Error:

1. Klare Melderegel: Krankmeldung bis spätestens 2 Stunden vor Schichtbeginn per Telefon an die Filialleitung. Zusätzlich Nachricht im Teamplaner, damit alle Schichtverantwortlichen sofort sehen, wer ausfällt.
2. eAU-Abruf am Folgetag: Nicht am gleichen Tag stressen, sondern systematisch am nächsten Vormittag abrufen. Quote der sofort verfügbaren Daten: rund 85 %.
3. Wiedervorlage-Liste: Wenn die eAU nicht da ist, in drei Tagen nochmal prüfen. Erst nach fünf Tagen den Mitarbeiter direkt ansprechen.
4. Digitale Krankenstatistik: Monatliche Auswertung der Fehlzeiten pro Filiale – nicht um Mitarbeiter unter Druck zu setzen, sondern um Muster zu erkennen (saisonale Häufung, bestimmte Schichtlagen).

Ergebnis: Die Planungssicherheit stieg, die Krankenquote sank innerhalb eines halben Jahres um 1,8 Prozentpunkte – nicht wegen Kontrolle, sondern weil die klare Struktur Vertrauen schuf.

Rechtliche Pflichten: Was Sie nicht vergessen dürfen

Die eAU ändert nichts an Ihren grundsätzlichen Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit:

• Entgeltfortzahlung: 6 Wochen bei ununterbrochener AU (§ 3 EntgFG). Die eAU dokumentiert den Anspruch.
• Datenschutz: Die eAU-Daten unterliegen dem Datenschutz. Speichern Sie sie nur so lange wie für die Entgeltabrechnung nötig. Keine Weitergabe an Kollegen oder Abteilungsleiter – die erfahren nur „XY ist krank bis voraussichtlich Freitag“.
• Keine Diagnose-Fragen: Sie dürfen den Mitarbeiter nicht nach der Diagnose fragen. Auch die eAU enthält keine. Punkt.
• Dokumentationspflicht: Führen Sie Aufzeichnungen über Fehlzeiten. Das ist für die Entgeltabrechnung ohnehin nötig und hilft bei der Analyse der Krankenquote.

Sonderfälle: Wann die eAU nicht greift

Nicht für jede Situation gibt es eine eAU:

• Privatversicherte: Kein eAU-Verfahren. Papierbescheinigung bleibt Pflicht.
• Auslandskrankmeldung: AU im Urlaub? Die ausländische Bescheinigung muss weiterhin per Post oder Scan an die Krankenkasse und an Sie geschickt werden.
• Kind krank (§ 45 SGB V): Auch für „Kind krank“-Tage gibt es inzwischen die eAU-Übermittlung. Abruf funktioniert identisch.
• Rehabilitationsmaßnahmen: AU während Reha läuft über den Reha-Träger, nicht über den niedergelassenen Arzt. Hier müssen Sie ggf. gesondert nachfragen.
• Kurzfristig Beschäftigte: Auch hier gilt das eAU-Verfahren – solange der Mitarbeiter gesetzlich versichert ist.

Checkliste: eAU-Prozess für Arbeitgeber

• ✅ Entgeltabrechnungssoftware ist eAU-fähig und aktuell
• ✅ Krankmeldepflicht im Arbeitsvertrag klar geregelt (ab wann AU nötig?)
• ✅ Krankenkassen-Stammdaten aller Mitarbeiter aktuell
• ✅ Abruf-Routine definiert (wann, wer, Wiedervorlage bei Fehlanzeige)
• ✅ Sonderfälle dokumentiert (Privatversicherte, Minijobber, Auslands-AU)
• ✅ Datenschutz beachtet (keine Diagnose-Fragen, Speicherfristen)
• ✅ Schichtplan-Anpassung sofort bei Krankmeldung, nicht erst bei eAU

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich die eAU aktiv abrufen oder kommt sie automatisch?

Sie müssen aktiv abrufen. Die eAU wird nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt. Der Abruf läuft über Ihre Entgeltabrechnungssoftware oder das SV-Meldeportal. Ohne Abruf erhalten Sie keine Daten – das ist einer der häufigsten Fehler in der Praxis.

Was mache ich, wenn die eAU nicht abrufbar ist?

Warten Sie 24 bis 48 Stunden und versuchen Sie es erneut. Arztpraxen übermitteln die Daten teils zeitversetzt. Ist nach drei bis fünf Tagen nichts da, prüfen Sie die Krankenkassen-Zuordnung und kontaktieren Sie den Mitarbeiter. In Ausnahmefällen können Sie eine Papierbescheinigung verlangen.

Gilt die eAU auch für Minijobber?

Ja, allerdings läuft der Abruf bei geringfügig Beschäftigten über die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See). Der Prozess ist identisch, nur die abrufende Stelle ist eine andere. Für privat Versicherte gibt es kein eAU-Verfahren.

Erfahre ich durch die eAU, welche Diagnose mein Mitarbeiter hat?

Nein. Die eAU enthält keine Diagnose und keinen ICD-Code. Sie erfahren nur: Beginn und voraussichtliches Ende der AU, ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist, und ob ein Arbeitsunfall vorliegt. Das Fragerecht nach der Diagnose hatten Arbeitgeber noch nie – daran ändert die Digitalisierung nichts.

Wie integriere ich die eAU in meine Schichtplanung?

Trennen Sie zwei Prozesse: Die Krankmeldung (sofort durch den Mitarbeiter) löst die Schichtplan-Anpassung aus. Die eAU (später per Abruf) bestätigt die AU für die Entgeltabrechnung. Planen Sie nie erst dann um, wenn die eAU vorliegt – dann ist die Schicht längst gelaufen. Ein digitaler Schichtplaner hilft, Ausfälle sofort sichtbar zu machen und Vertretungen zu organisieren.

Fazit: Der gelbe Schein ist weg – die Hausaufgaben bleiben

Die eAU hat die Krankmeldung nicht einfacher gemacht – sie hat nur den Papierweg durch einen digitalen ersetzt. Für Arbeitgeber bedeutet das: aktiv abrufen, Stammdaten pflegen, Sonderfälle kennen und den Abruf-Prozess sauber organisieren. Wer das tut, hat weniger Aufwand als früher mit dem gelben Zettel. Wer es ignoriert, tappt im Dunkeln.

Und für die Schichtplanung gilt: Warten Sie nicht auf die eAU, um den Dienstplan anzupassen. Die telefonische Krankmeldung ist Ihr Signal – die eAU kommt später und bestätigt nur, was Sie längst wissen.

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