Wer mit 4, 8 oder 15 Mitarbeitern einen Schichtplan erstellen muss, greift oft zum erstbesten Tool aus dem App Store – und ärgert sich drei Wochen später über versteckte Kosten, fehlende Funktionen oder eine Oberfläche, die aussieht wie Windows 98. Damit Ihnen das erspart bleibt: Hier sind fünf kostenlose Schichtplan-Apps im direkten Vergleich, mit allen Stärken, Schwächen und dem, was die Anbieter lieber nicht auf ihre Landingpage schreiben.
Was eine gute Schichtplan-App können muss
Bevor wir in den Vergleich einsteigen, klären wir kurz die Mindestanforderungen. Eine brauchbare Schichtplan-App muss drei Dinge liefern:
- Übersichtliche Planung: Drag-and-Drop oder schnelle Eingabe, Wochen- und Monatsansicht, Konflikterkennung bei Doppelbelegungen.
- Mobiler Zugriff: Mitarbeiter müssen ihren Plan auf dem Smartphone sehen – ohne sich durch fünf Menüs zu klicken.
- Zeiterfassung: Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber Realität. Eine App ohne integrierte Stempeluhr löst nur die halbe Aufgabe.
Alles darüber hinaus – Urlaubsverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Auswertungen – ist Bonus. Aber ein Bonus, der im Alltag schnell zum Muss wird.
Die 5 Apps im Vergleich
1. Teamplaner
Kostenlos bis: 5 Mitarbeiter (alle Funktionen, keine Einschränkungen)
Pro-Version: 19,99 €/Monat Flatrate – unbegrenzte Mitarbeiter
Der Teamplaner setzt auf ein radikal einfaches Preismodell: Bis 5 Mitarbeiter komplett kostenlos, darüber ein Festpreis unabhängig von der Teamgröße. Das ist besonders für wachsende Betriebe interessant – wer von 10 auf 30 Mitarbeiter skaliert, zahlt keinen Cent mehr. Die App bietet vier verschiedene Planungsansichten, integrierte Zeiterfassung mit digitaler Stempeluhr und Echtzeit-Zugriff für alle Mitarbeiter. Die Oberfläche ist bewusst schlank gehalten – kein Feature-Overkill, sondern genau das, was ein kleines Team braucht.
Stärken: Flatrate-Preis, einfache Bedienung, DSGVO-konform in Deutschland gehostet, schneller Einstieg ohne Schulung.
Schwächen: Noch keine native iOS/Android-App (aber responsive Web-App), kein Lohnexport an DATEV.
2. Shiftbase
Kostenlos bis: 75 Mitarbeiter (Basisversion)
Pro-Version: ab 3 €/Mitarbeiter/Monat
Shiftbase aus den Niederlanden bietet einen großzügigen Free-Plan. Die Basisversion deckt Schichtplanung und einfache Zeiterfassung ab. Allerdings fehlen in der kostenlosen Variante Features wie automatische Schichtvorschläge und erweiterte Auswertungen. Die Oberfläche ist funktional, aber nicht besonders intuitiv – rechnen Sie mit 1-2 Stunden Einarbeitung.
Stärken: Großer Free-Plan, guter Funktionsumfang in der Bezahlversion.
Schwächen: Oberfläche wirkt überladen, Support auf Englisch, Server in den Niederlanden.
3. Planday
Kostenlos: 30-Tage-Testversion (kein dauerhaft kostenloser Plan)
Pro-Version: ab 2,99 €/Mitarbeiter/Monat
Planday gehört mittlerweile zu Xero und richtet sich an Gastronomie und Einzelhandel. Die App ist optisch ansprechend und bietet solide Schichtplanung mit Tauschfunktion. Großer Nachteil: Es gibt keinen dauerhaft kostenlosen Plan – nach 30 Tagen müssen Sie zahlen. Bei einem Team von 20 Mitarbeitern sind das knapp 60 € monatlich.
Stärken: Gute UX, Schichttausch-Funktion, Integration mit Kassensystemen.
Schwächen: Kein Free-Plan, Pro-Mitarbeiter-Preis wird bei größeren Teams teuer, englische Oberfläche.
4. Papershift
Kostenlos: 14-Tage-Testversion
Pro-Version: ab 3,50 €/Mitarbeiter/Monat (Minimum 5 Lizenzen)
Papershift ist der bekannteste deutsche Anbieter und bietet den größten Funktionsumfang: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Lohnexport. Allerdings schlägt sich das im Preis nieder – und in der Komplexität. Für ein Café mit 6 Mitarbeitern ist Papershift wie mit Kanonen auf Spatzen schießen. Mindestbestellwert: 5 Lizenzen à 3,50 € = 17,50 €/Monat – selbst wenn Sie nur 3 Mitarbeiter haben.
Stärken: Deutscher Anbieter, DATEV-Export, umfangreichste Funktionen.
Schwächen: Kein Free-Plan, Mindestlizenzanzahl, komplexe Einrichtung, teuer bei wachsendem Team.
5. When I Work
Kostenlos bis: 75 Mitarbeiter (nur Schichtplanung, keine Zeiterfassung)
Pro-Version: ab $2,50/Mitarbeiter/Monat
When I Work kommt aus den USA und punktet mit einer schlichten, intuitiven App. Der kostenlose Plan ist großzügig – aber ohne Zeiterfassung. Und genau da liegt das Problem: Wer die Dokumentationspflicht nach deutschem Recht erfüllen will, braucht die Bezahlversion. Außerdem: Server in den USA, englische Oberfläche, keine DSGVO-Zertifizierung nach europäischem Standard.
Stärken: Sehr intuitive Bedienung, großer Free-Plan für reine Planung.
Schwächen: Keine Zeiterfassung im Free-Plan, US-Server (DSGVO-Risiko), nur auf Englisch.
Kostenvergleich: Was zahlen Sie wirklich?
Die meisten Apps werben mit „ab X Euro pro Mitarbeiter“. Das klingt harmlos – bis Sie nachrechnen. Hier ein konkretes Beispiel für ein Team mit 15 Mitarbeitern:
- Teamplaner: 19,99 €/Monat (Flatrate) = 239,88 €/Jahr
- Shiftbase Pro: 15 × 3 € = 45 €/Monat = 540 €/Jahr
- Planday: 15 × 2,99 € = 44,85 €/Monat = 538,20 €/Jahr
- Papershift: 15 × 3,50 € = 52,50 €/Monat = 630 €/Jahr
- When I Work: 15 × 2,50 $ ≈ 35 €/Monat = 420 €/Jahr
Bei 30 Mitarbeitern verdoppeln sich die Kosten bei allen Pro-Mitarbeiter-Modellen – außer beim Teamplaner, der bei 19,99 € bleibt. Das ist der Unterschied zwischen Flatrate und Pro-Kopf-Preis: Je größer das Team, desto größer der Vorteil.
Praxisbeispiel: Bäckerei Hoffmann mit 12 Mitarbeitern
Sandra Hoffmann betreibt eine Bäckerei mit zwei Filialen in Lübeck. 12 Mitarbeiter, davon 4 Teilzeitkräfte und 2 Minijobber. Vorher: Excel-Tabelle, die sie jeden Sonntagabend zwei Stunden lang zusammengebastelt hat. Änderungswünsche kamen per WhatsApp, Konflikte fielen erst am Montag früh auf.
Sie testete drei Apps: Papershift war ihr zu komplex („Ich will Brötchen verkaufen, nicht Software administrieren“). When I Work hatte keine deutsche Oberfläche. Beim Teamplaner war der Plan nach 20 Minuten fertig – inklusive Schichtzeiten für beide Filialen. Ihre Mitarbeiter sehen den Plan jetzt auf dem Handy und können Verfügbarkeiten direkt eintragen.
Ergebnis: Statt 2 Stunden Planung pro Woche braucht Sandra jetzt 25 Minuten. Die Zeiterfassung läuft über die integrierte Stempeluhr – Schluss mit handschriftlichen Stundenzetteln. Monatliche Kosten: 19,99 € statt der 42 €, die Papershift für 12 Lizenzen verlangt hätte.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Vergessen Sie Feature-Listen mit 200 Einträgen. Für kleine und mittlere Betriebe zählen genau fünf Kriterien:
- 1. DSGVO-Konformität: Mitarbeiterdaten sind besonders schützenswert. Server in der EU sind Pflicht, Server in Deutschland ideal. US-Anbieter ohne EU-Rechenzentrum sind ein Risiko.
- 2. Preismodell: Pro-Mitarbeiter-Preise fressen Ihr Budget bei wachsendem Team. Flatrate-Modelle sind planbarer.
- 3. Integrierte Zeiterfassung: Ohne Zeiterfassung brauchen Sie ein zweites Tool – doppelter Aufwand, doppelte Kosten, doppelte Fehlerquellen.
- 4. Einarbeitungszeit: Wenn Ihre Mitarbeiter eine Schulung brauchen, um den Dienstplan zu lesen, ist das Tool zu komplex. Gute Apps erklären sich selbst.
- 5. Mobiler Zugriff: 2026 muss jede Dienstplan-App auf dem Smartphone funktionieren. Punkt.
Das Fazit: Welche App für welchen Betrieb?
Die ehrliche Antwort: Es gibt keine perfekte App für alle. Aber es gibt klare Empfehlungen:
- Kleines Team (bis 5 Mitarbeiter): Teamplaner – kostenlos, vollständig, keine Einschränkungen.
- Mittleres Team (6-30 Mitarbeiter): Teamplaner (Flatrate) oder Shiftbase (wenn Sie den größeren Free-Plan testen wollen). Bei Teamplaner zahlen Sie unabhängig von der Teamgröße gleich viel.
- Großes Team mit komplexen Anforderungen: Papershift – wenn Sie DATEV-Export und umfangreiches Abwesenheitsmanagement brauchen und das Budget haben.
- Gastronomie mit Kassensystem-Anbindung: Planday – wenn die Xero-Integration für Sie relevant ist.
Mein Rat: Probieren Sie zwei Apps parallel für eine Woche. Erstellen Sie denselben Plan in beiden Tools. Sie werden schnell merken, welche App zu Ihrem Workflow passt – und welche nur auf dem Papier glänzt.
Starten Sie jetzt mit dem Teamplaner – kostenlos, ohne Kreditkarte, in 5 Minuten einsatzbereit.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gibt es wirklich komplett kostenlose Schichtplan-Apps?
Ja, aber mit Einschränkungen. Die meisten Anbieter begrenzen entweder die Mitarbeiterzahl oder den Funktionsumfang. Der Teamplaner bietet bis 5 Mitarbeiter alle Funktionen kostenlos – inklusive Zeiterfassung und unbegrenzter Nutzungsdauer. Shiftbase und When I Work haben größere Free-Plans, aber mit funktionalen Einschränkungen.
Muss eine Schichtplan-App auch Zeiterfassung können?
Streng genommen nein – Sie könnten ein separates Tool nutzen. Praktisch ist eine integrierte Lösung aber deutlich sinnvoller: Geplante und tatsächliche Arbeitszeiten werden automatisch verglichen, Überstunden erkannt und die Dokumentationspflicht erfüllt – ohne zusätzlichen Aufwand.
Was bedeutet „Pro-Mitarbeiter-Preis“ konkret?
Sie zahlen für jeden aktiven Mitarbeiter einen monatlichen Betrag. Bei 3 € pro Mitarbeiter und 20 Personen sind das 60 €/Monat. Stellen Sie zwei neue Leute ein, steigt der Preis auf 66 €. Flatrate-Modelle wie beim Teamplaner (19,99 €/Monat) bleiben konstant – egal ob 6 oder 60 Mitarbeiter.
Sind US-amerikanische Apps DSGVO-konform?
Nicht automatisch. Apps mit Servern in den USA unterliegen dem US CLOUD Act, der US-Behörden Zugriff auf gespeicherte Daten ermöglicht – auch wenn es sich um Daten europäischer Bürger handelt. Für Mitarbeiterdaten (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kontaktdaten) empfehlen Datenschutzexperten Anbieter mit Servern in der EU, idealerweise in Deutschland.
Kann ich von Excel auf eine App umsteigen, ohne alles neu einzugeben?
Die meisten Apps bieten einen CSV-Import für Mitarbeiterdaten. Den Schichtplan selbst müssen Sie in der Regel neu anlegen – aber das ist bei einer guten App in 15-30 Minuten erledigt und lohnt sich ab der zweiten Woche, wenn die automatische Planung übernimmt.