Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Urteil 2022 für alle Arbeitgeber. Hier erfahren Sie, wie Sie eine digitale Zeiterfassung in unter 10 Minuten einrichten - ohne IT-Kenntnisse, ohne Hardware.
Was Sie brauchen
- Einen Computer oder ein Smartphone mit Browser
- Eine E-Mail-Adresse
- Die Namen Ihrer Mitarbeiter
Das war's. Keine App-Installation, keine Stechuhr-Hardware, keine IT-Abteilung.
Schritt 1: Account erstellen (1 Minute)
- Gehen Sie auf teamplaner.online/register
- Geben Sie Ihren Firmennamen, E-Mail und Passwort ein
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse
Schritt 2: Team anlegen (2-5 Minuten)
- Gehen Sie auf Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter
- Tragen Sie Name und E-Mail jedes Mitarbeiters ein
- Weisen Sie einen Arbeitsbereich zu (z.B. "Küche", "Service")
- Wiederholen Sie für alle Mitarbeiter
Tipp: Mitarbeiter können per E-Mail-Einladung ihren eigenen Zugang aktivieren. Die vollständige Personalplanung einschließlich Rollen und Berechtigungen können Sie später konfigurieren.
Schritt 3: Zeiterfassung nutzen (sofort)
Ab jetzt können Ihre Mitarbeiter Zeiten erfassen:
- Mitarbeiter loggt sich ein (am Smartphone oder Computer)
- Klickt auf "Schicht starten" - die Uhr läuft
- Am Ende der Schicht: "Schicht beenden"
- Pause wird automatisch berechnet
Was wird automatisch erfasst?
- ✅ Arbeitsbeginn (Uhrzeit des Einstempelns)
- ✅ Arbeitsende (Uhrzeit des Ausstempelns)
- ✅ Pausendauer (automatisch berechnet)
- ✅ Netto-Arbeitszeit pro Tag
- ✅ Überstunden
Damit erfüllen Sie alle Anforderungen der gesetzlichen Zeiterfassungspflicht.
Für den Steuerberater
Unter Einstellungen → Steuerberater können Sie einen Zugangslink generieren. Ihr Steuerberater sieht dann alle Zeiterfassungsdaten - ohne dass Sie etwas exportieren müssen.
Was passiert bei Fehlern?
Kein Problem:
- Vergessen einzustempeln? → Admin oder Manager kann Zeiten manuell nachtragen
- Falscher Zeitpunkt? → Mitarbeiter stellt Korrekturantrag, Vorgesetzter genehmigt
- Doppelt gestempelt? → Einträge können gelöscht und korrigiert werden
Nächste Schritte
Nachdem die Zeiterfassung läuft, können Sie auch gleich die Schichtplanung im Teamplaner nutzen. Eine Anleitung zum Schichtplan erstellen hilft Ihnen beim Einstieg. Und wer noch mit Excel plant, sollte über den Umstieg nachdenken.
Kosten
Die Zeiterfassung ist im Pro-Plan (19,99€/Monat) enthalten. Darin sind auch unbegrenzte Mitarbeiter, alle Dienstplan-Arten, Chat und Abwesenheitsverwaltung enthalten. Im Vergleich der besten Schichtplaner bietet der Teamplaner das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Brauche ich spezielle Hardware für die digitale Zeiterfassung?
Nein, die Zeiterfassung des Teamplaners läuft komplett im Browser. Jedes Smartphone, Tablet oder Computer mit Internetzugang reicht aus. Keine Stechuhr, kein Terminal, keine App-Installation nötig.
Können Mitarbeiter ihre Zeiterfassung manipulieren?
Die Zeiterfassung protokolliert alle Einträge mit Zeitstempel. Nachträgliche Änderungen sind nur über den Korrektur-Workflow möglich und werden dokumentiert. Admins sehen alle Korrekturen im Protokoll.
Was kostet die digitale Zeiterfassung pro Mitarbeiter?
Der Teamplaner berechnet keine Pro-Kopf-Gebühr. Die Zeiterfassung ist im Pro-Plan für 19,99€/Monat enthalten - für unbegrenzte Mitarbeiter. Bei 20 Mitarbeitern sind das unter 1€ pro Person.